Ansvar

Alle offentlige organer plikter å ha arkiv og arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder både for nåtid og ettertid. 

Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ er tillagt den øverste ledelsen i organet. Dette innebærer at det er den øverste ledelse som står ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Oppgaver knyttet til arkivet kan delegeres, også overordnede funksjoner og kontrolloppgaver. Men ansvaret som sådant kan ikke delegeres. I Helgelandssykehuset har administrerende direktør det overordnede ansvaret. I det daglige blir det arkivfaglige ansvaret ivaretatt av arkivleder. Arkivleder rapporterer til administrerende direktør. Skjema for delegert myndighet i kraft av stilling som arkivleder er dokumentert på egen sak i sak/arkivsystemet Elements. Delegert myndighet gjelder for punkter under instrukser arkiv.  

Lederens og saksbehandlerens ansvar for dokumentbehandling er beskrevet nærmere under rutiner.

Organisering

Sakarkiv

Helgelandssykehusets elektroniske sakarkiv er felles for foretaket. Den administrative arkivtjenesten ble sentralisert 01.01.2018. Sak/arkivsystemet for Helgelandssykehuset er Elements. Systemeier for Elements er Helse Nord RHF, og Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift.

Arkivtjenestens arbeidsoppgaver består av skanning- og journalføring av inngående administrativ post, brukerstøtte/kursing for brukere i Elements, kvalitetssikring i Elements, kvalitetssikring og publisering av offentlig postjournal og oppdatering og utforming av rutiner/prosedyrer for arkivholdet. I tillegg er arkivtjenesten foretakets kompetanse på arkivfaglige spørsmål og problemstillinger. 

Pasientarkiv

Drift og eiendom ved IKT og e-helse forvalter sammen med Helse Nord IKT drifts- og systemansvaret for hovedsystemet DIPS Arena og elektronisk pasientjournal.

De daglige driftsoppgavene utføres av kontortjenesten ved sykehusenhetene.
De ivaretar transkribering av lydfiler, skanner, sørger for utskrift og forsendelse av pasientdokumentasjon.

Fagsystemer

Daglig drift av de ulike fagsystemene ivaretas av den enkelte avdeling. Se en oversikt over Helgelandssykehusets Elektroniske fagsystemer. 

Teknisk drift 

Den tekniske driften for elektroniske systemer blir i utstrakt grad ivaretatt av Helse Nord IKT.