Lokaler som inneholder arkivmateriale

For å sikre dokumentasjonskildene både på kort og lang sikt, skal arkivmaterialet oppbevares i lokaler som er egnet for å lagre materialet over tid.

Lokaler som inneholder arkivmateriale skal følge riksarkivarens forskrift kapittel 2, som å verne materialet mot vann og fuktighet, brann og skadelig varme, påvirkning av klima og miljø, skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Detaljert informasjon om kravene for arkivlokaler er beskrevet på nettsiden til arkivverket.

• Lokalene skal kun inneholde arkivmateriale
• Tilgangen skal være begrenset til kontorleder og lignende, vedkommende har ansvar for å informere arkivlederen dersom nytt materiale plasseres i lokalet, flyttes eller kasseres
• Arkiv som er avsluttet og som skal avleveres skal være ryddet, pakket i arkivbokser og listeført før det settes i arkivlokalet
• Arkiv som skal oppbevares midlertidig før det skal kasseres, skal være sortert og merket før det settes i arkivlokalet, kassasjon skal utføres av den ansvarlige avdelingen
• Arkivansvarlig har ansvar for å føre tilsyn med materialets sikkerhet og tilgjengelighet

Arkivlokaler Helgelandssykehuset 

I 2013 var Norsk Helsearkiv på befaring ved alle sykehusenhetene. Da ble de fysiske pasientjournalene kartlagt og tilstanden på arkivlokalene ble vurdert. Rapportene fra befaringen er lagret i Elements på sak 2019/1273. I 2020 og 2021 ble det foretatt måling av muggsopp ved arkivlokaler ved enhet Mo i Rana og enhet Sandnessjøen. Prøvene ble sendt til Mycoteam for analyse. Resultatene av analysene er også lagret i Elements på sak 2019/1273.